PORTAL.DSI

Współczesny uniwersytet – realizując swoją misję badawczą i edukacyjną – w wielu aspektach powinien być zarządzany jak nowoczesna duża korporacja z kompleksowym systemem dostarczania informacji wspomagającej zarządzanie, a także ze stabilnym i bezpiecznym wsparciem informatycznym. Z uwagi na fakt, że rozwój AGH zależy od kompetencji, zaangażowania i współpracy wszystkich pracowników, uczelnia dąży do stworzenia im warunków pracy, które umożliwią realizację indywidualnych celów pracowników zgodnie z celami strategicznymi Uczelni nr 5 (“Atrakcyjne miejsce pracy dla najlepszych naukowców, nauczycieli i pracowników wsparcia”) oraz nr 6 (“Uczelnia sprawnie zarządzana, o nowoczesnej, elastycznej strukturze”). 

Na potrzeby realizacji powyższych celów, zainicjowany został projekt rozwoju i wdrożenia cyfrowego środowiska pracy (portal pracowniczy Portal.DSI). Pomimo braku jednoznacznych danych liczbowych dotyczących stosowania cyfrowych środowisk pracy w Polsce, to wg raportu "Digital Workplace in Poland 2021" opracowanego przez firmę Bisnode, 88% przedsiębiorstw w Polsce stosuje różnego rodzaju narzędzia cyfrowe związane z pracą zdalną lub hybrydową (co istotne, w badaniu uwzględniono firmy zatrudniające minimum 50 pracowników). Ponadto, raport "Praca zdalna w Polsce 2021" przygotowany przez agencję badawczą Kantar Polska pokazuje, że 47% pracowników w Polsce pracuje zdalnie lub hybrydowo.W kontekście sektora edukacji, raport "EduCloud w Polsce 2020" opracowany przez firmę eLeader wskazuje, że blisko 80% polskich uczelni wykorzystuje różnego rodzaju rozwiązania chmurowe do przechowywania i przetwarzania danych. Wśród europejskich uczelni, które wdrożyły dla swoich pracowników cyfrowe środowiska pracy znajdują się m.in.: 

• Uniwersytet Warszawski (Polska) - wdrożył portal Moja UW, który umożliwia pracownikom uczelni dostęp do wszelkich informacji związanych z uczelnią, a także narzędzi i aplikacji związanych z pracą. 
• Uniwersytet w Bergen (Norwegia) - stworzył platformę Mitt UiB, która umożliwia pracownikom zarządzanie zadaniami, materiałami dydaktycznymi oraz organizowanie spotkań i konsultacji. 
• Uniwersytet w Helsinkach (Finlandia) - stworzył platformę Flamma, która umożliwia pracownikom dostęp do informacji i narzędzi związanych z pracą na uczelni. 

Z perspektywy pracownika, samej organizacji jak i otoczenia biznesowego uczelni, wprowadzenie w AGH cyfrowego środowiska pracy, zapewni: 

Poprawę wydajności pracy - cyfrowe środowisko pracy pozwala na bardziej efektywne i szybkie przetwarzanie informacji. Portal pracowniczy umożliwia pracownikom dostęp do potrzebnych dokumentów, narzędzi i aplikacji w jednym miejscu. Według raportu firmy IDC ["IDC: The Document Disconnect: Hidden Opportunity, Lost Productivity," 2015], efektywne zarządzanie dokumentami w cyfrowym środowisku pracy pozwala na oszczędność 20-30% czasu pracowników. 

Wzrost zadowolenia pracowników - cyfrowe środowisko pracy pozwala na ułatwienie i usprawnienie codziennych zadań. Pracownicy uczelni mają w jednym miejscu dostęp do wszystkich niezbędnych informacji i narzędzi, dzięki czemu ich praca staje się bardziej efektywna i zorganizowana. Wzrost zadowolenia pracowników jest kluczowym czynnikiem, aby zapobiegać obniżeniu wskaźnika retencji pracowników, a dodatkowo wg przeprowadzonego przez firmę Deloitte, wzrost zadowolenia pracowników przekłada się na wzrost wydajności ich pracy o 12% [Deloitte: "The impact of employee engagement on performance," 2016]. 

Ułatwienie koordynacji pracy - portal pracowniczy umożliwia łatwe zarządzanie projektami, harmonogramami i zadaniami pracowników, dzięki czemu praca w grupie, współpraca wewnątrz i na zewnątrz jednostek staje się skuteczniejsza. Według badania przeprowadzonego przez Harvard Business Review, efektywne zarządzanie projektami pracowników pozwala na oszczędność czasu i zwiększenie ich wydajności o 25% [Harvard Business Review, "The High Cost of Over-Engineering Projects," 2017]. 

Realizacja polityki bezpieczeństwa - cyfrowe środowisko pracy umożliwia prowadzenie bezpiecznej wymiany informacji i dokumentów. Portal pracowniczy umożliwia zarządzanie dostępem do informacji oraz kontrolę nad ich wykorzystaniem. Według badania przeprowadzonego przez IBM, cyfryzacja środowiska pracy pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa danych i informacji o 40% [IBM, "The Total Economic Impact of IBM Security Guardium," 2016]. 

Konkurencyjność na rynku - cyfrowe środowisko pracy umożliwia uczelni publicznej szybką i efektywną reakcję na zmieniające się potrzeby rynku. Według badania przeprowadzonego przez PwC, cyfryzacja środowiska pracy pozwala na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej i zwiększenie zysków o 15-20% [PricewaterhouseCoopers, "Industry 4.0: Building the Digital Enterprise," 2016]. 

Podsumowując, wprowadzenie cyfrowego środowiska pracy w AGH pozwoli na wzrost zadowolenia pracowników uczelni, zwiększy wydajność ich codziennej pracy, umożliwi wzmożoną współpracę pracowników wewnątrz uczelni, a także usprawnieni proces jej zarządzania, co w dłuższej perspektywie doprowadzi do wzrostu konkurencyjności uczelni na tle innych jednostek akademickich w kraju i Europie.